一、本须知所指的国际会议是指：在我国境内（不含港、澳、台地区）举办的、与会者来自3个及以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的学术会议、论坛等。举办双边会议（指大陆与某一个国家或地区）除不需报上级主管部门审批外，其余程序按本规定办理。

二、外事处是学校申报国际会议的归口管理单位，负责受理会议的申报并负责办理境外代表来华手续。科研处和宣传部分别负责对自然科学类和人文社科类学术会议进行内容审查工作。

三、根据上级审批制度的有关规定，未经批准，任何单位不得对外申办、承诺举办国际会议；经批准同意申办的国际会议，有关单位在对外申办过程中不能做出超出授权范围的承诺或承担额外义务。会议主办单位收到批件后，方可进行筹备工作；收到批件前，暂不能许诺外方。

四、校内各单位在申请以我校名义举办的国际会议时，应首先明确我校为会议的主办者或承办者。由其它单位主办、拟由我校承办的国际会议，在申报时须提供主办方的委托函及政府下达的任务批件。

五、举办一般性国际会议，举办单位须至少提前半年填写《浙江工商大学国际会议申办表》（外事处网站可下载），提出举办国际会议的申请。举办重大国际会议（人文社科类：外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的国际会议；自然科学类：外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的国际会议；外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别国际会议；邀请党和国家领导人出席的国际会议；以及事关我核心利益、涉及重大敏感问题或重要国际问题的国际会议）应在上年度10月前向外事处报送计划。由外事处向省政府申报年度计划。如获批准，其他程序与一般性国际会议相同。未经批准，任何单位和个人不得擅自邀请和许诺外国副部级以上现职和前政要及外国驻华使节参加论坛和研讨会性质的国际会议。

六、一般非重大国际会议按以下程序申办：

（一）申办学院/部门填写《浙江工商大学国际会议申办表》，并将申办表报校相关职能部门（自然科学类报科研处、人文社科类报宣传部），相关职能部门审核后，将申办表转外事处；

（二）外事处审核后报主管校领导审批；

（三）主管校领导批准后，申办单位向外事处提交立项请示（电子稿），由外事处向上级主管部门报批。请示内容应包括：

1. 会议简况：

（1）会议名称（中英文）、举办时间、会期、地点、日程安排，会议主办、协办及合办单位

（2）会议规模、范围、与会人员总数及外宾人数和港澳台地区人员人数

（3）举办会议的性质、背景和必要性

（4）会议的议题和主要内容

（5）与会国（境）外学者名单

（6）是否邀请党和国家领导人以及外国政要或前政要出席会议（如邀请，需注明另行报批）

（7）有关国际组织情况并附上相关背景材料

（8）相关涉台及其它敏感问题及对策

2.与会中方重要嘉宾及境外学者名单（包括姓名、国别、出生日期、工作单位、联系方式等）。

3.经费预算：会议预算需合理编制、经费的来源及开支情况需详细列出。

（四）获得省政府批准后，申办学院/部门方可进行具体操作。为尽早办理与会者的入境签证，各申办单位应至少提前1个半月将国外与会人员（不含港、澳、台地区）的姓名、国籍、护照号码报外事处，以办理来华邀请等手续。

七、一般学术会议，不邀请国家、省、市领导出席。如属高规格国际会议，需邀请国家、省、市领导出席开幕式，请会议主办单位提前一个月提出书面申请（附会议开幕式议程、主要代表名单及简历、领导发言稿）报外事处。

八、以学校名义主办或承办的国际会议，召开期间若邀请学校领导出席会议开幕式等活动，请主办单位提前2周将申请材料及领导讲话稿报外事处。

九、会议结束后2周内，申办学院/部门将本次会议的总结、论文集、照片及相关材料报外事处备案。

十、外事处审核会议总结报告，报省政府备案。